071/1819 - Financieel-administratief Projectopvolger
Betrekking
Functie:
projectmedewerker
Departement:
PXL Research
Aanstelling:
Contractueel
Vereist niveau:
Professionele bachelor
Volume:
60%
Duur:

De contractuele aanstelling voor 60% gebeurt met ingang van 20/3/2019 (of indien technisch mogelijk). De aanstelling wordt jaarlijks verlengd en is vanaf het 3de jaar van onbepaalde duur. 


Details

Taakomschrijving

FUNCTIECONTEXT

De directie Onderzoek en Dienstverlening werkt aan de uitbouw van onderzoek en dienstverlening binnen Hogeschool PXL en dit als motor voor innovatie in de regio. De dienst PXL-Research staat in voor de beleidsvoorbereiding en -opvolging van onderzoek en dienstverlening in de Hogeschool en ondersteunt 7 expertisecentra en 3 expertisecellen met de administratieve en financiële projectopvolging.

 

 

FUNCTIEOMSCHRIJVING

De dienst PXL-Research is op zoek naar een gedreven projectopvolger voor de financiële en administratieve uitvoering van verschillende processen binnen de directie Onderzoek en Dienstverlening. Je werkt nauw samen met twee collega-projectopvolgers in het team van PXL-Research en rapporteert rechtstreeks aan de directeur Onderzoek en Dienstverlening.

Je takenpakket bestaat uit de financiële en administratieve projectopvolging en de logistieke taken van de dienst, waaronder:

  • Financiële administratie :

    • Als verantwoordelijke voor financiële opvolging van de onderzoeksprojecten en wetenschappelijke dienstverlening sta je in voor alle financiële verrichtingen die noodzakelijk zijn om de financiële projectopvolgingssysteem up to date te houden. Je bent verantwoordelijk voor de opmaak van  de facturatie, het uitvoeren van uitbetalingen, de registratie van de inkomsten, monitoring van de uitgaven, … Je bereidt de financiële rapporteringen voor en volgt ze op door  noodzakelijke informatie te verzamelen als loonsgegevens, tijdsregistratie, betaalbewijzen, … en importeert deze in een excel files of portal.

    • Je volgt onderzoeksprojecten administratief en financieel op van A tot Z : gaande van de opmaak van contracten en offertes tot  het beheer van subsidiemiddelen (o.a. EFRO, ESF, INTERREG, TETRA, Erasmus+, CJSM, VLIRUOS, LIFE, PDPO…).

    • Je bent geïnformeerd over recente regelgeving en procedures. Je verwerkt handleidingen en richtlijnen voor het opstellen en indienen van rapporteringen. Je brengt deze vertaalslag op een efficiënte en proactieve wijze over naar de onderzoekers en onderzoekspromotoren en je ondersteunt hen in de uitvoering ervan.

    • Je bereidt de auditcontroles voor door  o.a. de verwerking van allerhande tijdsregistraties, loonsgegevens en BTW-verantwoording. Je draagt bij tot de inhoudelijke verantwoording van de kostenlijnen en de verdediging van het dossier. Je onderhoudt contacten met de auditor en volgt de dossiers accuraat op.

    • Je onderhoudt  goede contacten met diverse interne en externe stakeholders.

    • Je volgt de recuperatie van de bedrijfsvoorheffing op, evenals de binnenkomende aanvragen van KMO-portefeuilles.

    • Je werkt mee aan de opmaak van het  financieel jaarverslag.

       

  • Administratieve taken:

    • Je bent verantwoordelijk voor  het uitvoeren van algemene administratieve taken die bijdragen tot de vlotte werking van de dienst.

    • Je biedt administratieve ondersteuning bij project-, onderzoek- en dienstverleningsdossiers. Je denkt en werkt actief mee aan de permanente optimalisatie van systemen voor projectopvolging (EOP, ProcureWeb, CRM, …).

    • Je staat mee in voor het uitwerken, uitvoeren en verwerken van klanttevredenheidsbevragingen.

    • Je werkt mee aan het updaten van het  CRM systeem van de directie Onderzoek en Dienstverlening.

       

  • Logistieke taken :

    • Je plant en organiseert de meetings van de dienst en biedt ondersteuning bij activiteiten van PXL-Research, gaande van het beheer van vergaderfaciliteiten, agendabeheer tot het uitvoeren en opvolgen van bestellingen.



Profiel

Wat moet jij kunnen:

  • Als projectopvolger kan je autonoom een dossierflow verwerken;

  • Je kan zelf je taken plannen, je hebt zin voor orde en systematiek;

  • Je anticipeert op problemen die zich binnen jouw takendomein voorzien, je beschikt hiervoor over een analytisch vermogen en werkt bij voorkeur oplossingsgericht;

  • Je werkt nauwgezet en efficiënt, ook in stressvolle situaties;

    Je beschikt over een hands-on mentaliteit en werkt altijd klant- en resultaatgericht;

  • Je bezit een heldere manier van communiceren, die je efficiënt kan aanpassen naargelang de aard van de boodschap en de doelgroep;

  • Je bent contactvaardig en weet tegelijk discreet om te gaan met confidentiële informatie;

  • Je hebt een sterk gevoel voor verantwoordelijkheid en organisatiebetrokkenheid;

  • Je kan zelfstandig werken maar je hebt evenzeer een teamplayersmentaliteit;

  • Je kan vlot werken met diverse ICT-toepassingen (Microsoft Office, Excel, boekhoudkundige software, tijdsregistratiesystemen, …)

  • Je beschikt over basistalenkennis Engels en Frans; kennis van het Duits en/of Spaans is een extra troef

     

    Bezit jij onze “X-factor”? Dan nodigen wij jou graag uit om te solliciteren.

    (http://www.pxl.be/Pub/PXL/Onze-missie.html)

 



Toelatingsvoorwaarden

·        Je beschikt over een bachelordiploma (of hiermee gelijkgesteld) Bedrijfsmanagement, bij voorkeur Accountancy-fiscaliteit. Je kan tevens ervaring met financiële administratie aantonen.

·        Ook kandidaten met een bachelordiploma Office Management komen in aanmerking, mits een aantoonbare ervaring op vlak van financieel projectbeheer van minimum 5 jaar.

·        Ervaring in het financieel beheer van onderzoeksprojecten is een meerwaarde.



Salarisschaal

De inschaling gebeurt op bachelorniveau in overeenkomstige salarisschaal B11 (equivalent 581)

Voor meer informatie: http://data-onderwijs.vlaanderen.be/salaris/schalen/barema.aspx?nr=581&p=26

 

Na het 2de volledige tewerkstellingsjaar en mits een positieve omstandigheidsevaluatie, evolueer je naar salarisschaal B21 (equivalent 592)

Voor meer informatie: http://data-onderwijs.vlaanderen.be/salaris/schalen/barema.aspx?nr=592&p=26

 

Naast anciënniteit in de openbare sector kan ook relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige worden toegekend, conform het hogescholendecreet. De maximum toegekende anciënniteit voor deze functie bedraagt 8 jaar, tenzij de automatisch toegekende beroepservaring deze termijn overschrijdt. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken en na onderzoek van het volledige dossier.



Opmerkingen

Solliciteren voor deze functie kan tot uiterlijk 27/02/2019 en uitsluitend via ons elektronische sollicitatietool SES : http://ses.pxl.be. Je kan ons via deze weg je cv, diploma’s, motivatiebrief, … bezorgen.

 

Je kan rekenen op een discrete behandeling van je kandidatuur.

 

Selectieprocedure

·        Preselectie op basis van CV en motivatiebrief is mogelijk en afhankelijk van het aantal kandidaten.

·        Weerhouden kandidaten uit de preselectie worden uitgenodigd voor deelname aan de selectiegesprek en technische proef.  Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of beperking.

·        Het selectiegesprek zal doorgaan op dinsdag 12 of woensdag 13 maart.


Contactinformatie

Informatie betreffende vacature

Astrid Hannes

Directeur Onderzoek en Dienstverlening

PXL-Centrale Diensten

T. +32 11 77 56 56

Gsm: 0495 82 16 75

E. astrid.hannes@pxl.be


Informatie betreffende selectieprocedure
Petra Konix
E-mail: petra.konix@pxl.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 27/02/2019

Datum interview: 12-13/03/2019

Indiensttreding: 20/03/2019