017/1920 - Financieel-Administratief Projectopvolger
Betrekking
Functie:
Administratief medewerker
Departement:
PXL-Centrale diensten
Aanstelling:
Contractueel
Vereist niveau:
Professionele bachelor
Volume:
100%
Duur:

De contractuele aanstelling voor deze functie  gebeurt met ingang van 1/09/2019 (of indien technisch mogelijk). Deze fulltime functie bevat 70% vacante opdracht. De overige 30% aanstelling voor minstens 2 jaar is hierna afhankelijk van externe projectfinancieringsmiddelen. De aanstelling wordt jaarlijks verlengd en is vanaf het 3de jaar van onbepaalde duur. 

Details

Taakomschrijving

Hogeschool PXL is een toonaangevende en sterk groeiende Hogeschool met 9000 studenten (junior collega’s) en 1000 collega’s. Naast bachelor-, master- en bachelor-na-bacheloropleidingen zullen we vanaf 1/9/2019 ook graduaatsopleidingen inrichten. In het dynamisch netwerk van Hogeschool  PXL dagen we elke partner vandaag uit om samen de toekomst te ontwerpen. Doordrongen van identiteit en praktijk leiden we ondernemende, geëngageerde, creatieve professionals en kunstenaars op. We werken samen aan oplossingen met organisaties in onderzoek en dienstverlening. We claimen excellentie in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving die vlotheid en tegelijk serieus uitstraalt.

Functiecontext

De directie Onderzoek en Dienstverlening werkt aan de uitbouw van onderzoek en dienstverlening binnen Hogeschool PXL en dit als motor voor innovatie in de regio. De dienst PXL-Research staat in voor de beleidsvoorbereiding en -opvolging van onderzoek en dienstverlening in de Hogeschool en ondersteunt 7 expertisecentra en 3 expertisecellen met de administratieve en financiële projectopvolging.

 

Functieomschrijving

De dienst PXL-Research is op zoek naar een gedreven projectopvolger voor de financiële en administratieve uitvoering van verschillende processen binnen de directie Onderzoek en Dienstverlening. Je werkt nauw samen met twee collega-projectopvolgers in het team van PXL-Research en rapporteert rechtstreeks aan de directeur Onderzoek en Dienstverlening.

Je takenpakket bestaat uit de financiële en administratieve projectopvolging en de logistieke taken van de dienst, waaronder:

·         Financiële administratie :

o   Als verantwoordelijke voor financiële opvolging van de onderzoeksprojecten en wetenschappelijke dienstverlening sta je in voor alle financiële verrichtingen die noodzakelijk zijn om de financiële projectopvolgingssysteem up to date te houden. Je bent verantwoordelijk voor de opmaak van  de facturatie, het uitvoeren van uitbetalingen, de registratie van de inkomsten, monitoring van de uitgaven, … Je bereidt de financiële rapporteringen voor en volgt ze op door  noodzakelijke informatie te verzamelen als loonsgegevens, tijdsregistratie, betaalbewijzen, … en importeert deze in een excel files of portal.

o   Je volgt onderzoeksprojecten administratief en financieel op van A tot Z : gaande van afwikkeling van contracten, opmaak van facturen en offertes tot  het beheer van subsidiemiddelen (o.a. EFRO, ESF, INTERREG, TETRA, Erasmus+, CJSM, VLIRUOS, LIFE, PDPO…).

o   Je bent geïnformeerd over recente regelgeving en procedures. Je verwerkt handleidingen en richtlijnen voor het opstellen en indienen van rapporteringen. Je brengt deze vertaalslag op een efficiënte en proactieve wijze over naar de onderzoekers en onderzoekspromotoren en je ondersteunt hen in de uitvoering ervan.
o   Je bereidt de auditcontroles voor door  o.a. de verwerking van allerhande tijdsregistraties, loonsgegevens en BTW-verantwoording. Je draagt bij tot de inhoudelijke verantwoording van de kostenlijnen en de verdediging van het dossier. Je onderhoudt contacten met de auditor en volgt de dossiers accuraat op.
o   Je onderhoudt  goede contacten met diverse interne en externe stakeholders.

o   Je volgt de recuperatie van de bedrijfsvoorheffing op, evenals de binnenkomende aanvragen van KMO-portefeuilles.

o   Je werkt mee aan de opmaak van het  financieel jaarverslag.

 

·         Administratieve taken:

o   Je bent verantwoordelijk voor  het uitvoeren van algemene administratieve taken die bijdragen tot de vlotte werking van de dienst.

o   Je biedt administratieve ondersteuning bij project-, onderzoek- en dienstverleningsdossiers. Je denkt en werkt actief mee aan de permanente optimalisatie van systemen voor projectopvolging (EOP, ProcureWeb, CRM, …).

o   Je staat mee in voor het uitwerken, uitvoeren en verwerken van klanttevredenheidsbevragingen.

o   Je werkt mee aan het updaten van het  CRM systeem van de directie Onderzoek en Dienstverlening.

 

·         Logistieke taken :

o   Je plant en organiseert de meetings van de dienst en biedt ondersteuning bij activiteiten van PXL-Research, gaande van het beheer van vergaderfaciliteiten, agendabeheer tot het uitvoeren en opvolgen van bestellingen.


Profiel

Wat moet jij kunnen:

·         Als projectopvolger kan je autonoom een dossierflow verwerken;
·         Je kan zelf je taken plannen, je hebt zin voor orde en systematiek;
·         Je anticipeert op problemen die zich binnen jouw takendomein voorzien, je beschikt hiervoor over een analytisch vermogen en werkt bij voorkeur oplossingsgericht;
·         Je werkt nauwgezet en efficiënt, ook in stressvolle situaties;
·         Je beschikt over een hands-on mentaliteit en werkt altijd klant- en resultaatgericht;
·         Je bezit een heldere manier van communiceren, die je efficiënt kan aanpassen naargelang de aard van de boodschap en de doelgroep;
·         Je bent contactvaardig en weet tegelijk discreet om te gaan met confidentiële informatie;
·         Je hebt een sterk gevoel voor verantwoordelijkheid en organisatiebetrokkenheid;
·         Je kan zelfstandig werken maar je hebt evenzeer een teamplayersmentaliteit;
·         Je kan vlot werken met diverse ICT-toepassingen (Microsoft Office, Excel, boekhoudkundige software, tijdsregistratiesystemen, …)
·         Je beschikt over basistalenkennis Engels en Frans; kennis van het Duits en/of Spaans is een extra troef

Bezit jij onze “X-factor”? Dan nodigen wij jou graag uit om te solliciteren. (http://www.pxl.be/Pub/PXL/Onze-missie.html)


Toelatingsvoorwaarden

·         Je beschikt over een bachelordiploma Bedrijfsmanagement optie Accountancy-fiscaliteit. Je kan tevens ervaring met financiële administratie aantonen.
·         Ook kandidaten met een ander bachelordiploma Bedrijfsmanagement of Office Management komen in aanmerking, mits een aantoonbare ervaring op vlak van financieel projectbeheer van minimum 5 jaar.
·         Ervaring in het financieel beheer van onderzoeksprojecten is een meerwaarde.
·         Je voldoet aan de algemene voorwaarden voor de toegang tot een ambt van de hogeschool (cfr. artikel V. 106 van de Codex Hoger Onderwijs; http://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=14650)

Salarisschaal

Hogeschool PXL, centraal gelegen in het hart van Limburg is nauw verweven met het academische en economische leven in de regio. Je mag rekenen op een uitdagende functie met ruimte voor het opnemen van verantwoordelijkheden en met oog voor de mogelijkheden om jouw talenten verder te ontwikkelen. Je komt terecht in een innovatieve, en multidisciplinaire omgeving die hartelijkheid en ernst uitstraalt. Je mag je verwachten aan een aantrekkelijk statuut en vakantieregeling, laptop, fietsvergoeding, volledige terugbetaling openbaar vervoer, voordelige cateringvoorwaarden en tal van andere personeelsvoordelen. 

De inschaling gebeurt op bachelorniveau in overeenkomstige salarisschaal B11 (equivalent 581)
Voor meer informatie: http://data-onderwijs.vlaanderen.be/salaris/schalen/barema.aspx?nr=581&p=26
Na het 2de volledige tewerkstellingsjaar en mits een positieve evaluatie, evolueer je naar salarisschaal B21 (equivalent 592) Voor meer informatie: http://data-onderwijs.vlaanderen.be/salaris/schalen/barema.aspx?nr=592&p=26

Naast anciënniteit in de openbare sector kan ook relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige worden toegekend, conform het hogescholendecreet. De maximum toegekende anciënniteit voor deze functie bedraagt 8 jaar, tenzij de automatisch toegekende beroepservaring deze termijn overschrijdt. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken en na onderzoek van het volledige dossier.  


Opmerkingen

Solliciteren voor deze functie kan tot uiterlijk 15/08/2019 en uitsluitend via ons elektronische sollicitatietool SES : http://ses.pxl.be. Je kan ons via deze weg je cv, diploma’s, motivatiebrief, … bezorgen.

Je kan rekenen op een discrete behandeling van je kandidatuur.

Selectieprocedure
·         Weerhouden kandidaten uit de preselectie op basis van de kandidaatstelling in SES worden uitgenodigd voor deelname aan de selectiegesprek.  Mogelijks wordt er voorafgaandelijk een selectietest georganiseerd die peilt naar het niveau van je technische kennis.
·         Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of beperking.

Je vindt alle informatie over de aangeboden betrekking en de selectieprocedure op de website van de PXL: www.pxl.be.
  

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature

Astrid Hannes
Directeur Onderzoek en Dienstverlening
PXL-Centrale Diensten
T. +32 11 77 56 56
Gsm: 0495 82 16 75
E-mail: astrid.hannes@pxl.be

Informatie betreffende selectieprocedure
Petra Konix
E-mail: petra.konix@pxl.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 15/08/2019

Datum interview:

Indiensttreding: 01/09/2019