067/1920 - Diensthoofd Studentenadministratie en onthaal
Betrekking
Functie:
Diensthoofd
Departement:
PXL-Centrale diensten
Aanstelling:
Contractueel
Vereist niveau:
Masteropleiding
Volume:
100%
Duur:

De contractuele aanstelling voor 100% gebeurt met ingang van 6/1/2020 (of indien technisch mogelijk). De aanstelling wordt jaarlijks verlengd en is vanaf het 3de jaar van onbepaalde duur. 


Details

Taakomschrijving

FUNCTIECONTEXT

De dienst Studentenadministratie en onthaal maakt deel uit van de directie Onderwijs en Studentenbeleid. De dienst Studentenadministratie staat in voor het onthaal en de opvolging van het administratieve dossier van de studenten (o.a. de administratie van de (her-)inschrijvingen, administratieve opvolging van het studietraject, het verwerken van examenresultaten, het aanmaken van diploma’s en diplomasupplementen, de opvolging van de studiegelden, het ingeven van het opleidingsaanbod en de rapportering aan de databank Hoger Onderwijs).

 

FUNTIEOMSCHRIJVING

Als diensthoofd studentenadministratie en onthaal sta je in voor de dagdagelijkse leiding van de dienst studentenadministratie. Je bent het aanspreekpunt – zowel in- als extern - en staat samen met jouw medewerkers in voor de implementatie van de geldende regelgeving en een efficiënte transparante informatieverstrekking aan de stakeholders.

 

De dienst studentenadministratie is centraal gelokaliseerd op campus Elfde Linie in Hasselt en heeft daarnaast op elke campus een medewerker die instaat voor de dienstverlening aan het campussecretariaat.

 

Jouw takenpakket bestaat uit:

  • Je staat in voor de concrete planning, coördinatie en opvolging van de studentenadministratie (onthaal, ingave curriculum, inschrijvingen, puntenadministratie, deliberaties, diploma’s);

  • Je staat in voor de dagelijkse leiding (aansturen, opvolgen en coachen) van de dienst studentenadministratie;

  • Als leidinggevende voer je  plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers van de dienst studentenadministratie. Je vertaalt ontwikkelingsnoden – zowel individueel als collectief – naar vorming, opleiding en coaching;

  • Je zet in samenspraak met de directeur Onderwijs en Studentenbeleid de verdere lijnen uit voor de dienst, je vertaalt deze in  concrete plannen en je operationaliseert deze in concrete acties;

  • Je bent verantwoordelijk voor het omzetten van de geldende regelgeving in transparante procedures en staat garant voor een correcte toepassing van de regelgeving (o.a. toelatingsvoorwaarden, studiecontracten en diploma’s, informatieverschaffing, …);

  • Je staat in voor de verdere optimalisatie van bestaande en nieuwe processen, procedures en informatiesystemen met het oog op een efficiënte organisatie van de dienst;

  • Je zorgt voor een efficiënte informatieverstrekking aan de eigen dienst en andere diensten binnen Hogeschool PXL, leidinggevende, opleidingen en derden;

  • Je bent contactpersoon voor de overheid met betrekking tot het domein studentenadministratie (DHO);

  • Je staat in voor het updaten en implementeren van de procedures inzake het toelatingsbeleid van de hogeschool;

  • Je bent redacteur inzake onderwijs, examen en rechtspositieregeling van hogeschool PXL;

  • Je rapporteert rechtstreeks aan de directeur Onderwijs en Studentenbeleid.

 



Profiel

Technische competenties

·           Je hebt zeer goede kennis en/of ervaring met software voor onderwijs- en studentenadministratie (meer specifiek met Bamaflex), of bent bereid om dit op zeer korte termijn aan te leren;

·           Je hebt zeer goede kennis van en/of ervaring met de structuur van het hoger onderwijs en relevante wetgeving en reglementering, in het bijzonder van de onderwijs- en examenregelgeving, of bent bereid om deze op korte termijn te verwerven;

·           Je kan uit ervaring flexibel omgaan met veranderingsprocessen. Je bent sterk in projectopvolging.

·           Je hebt notie van begrotingsopmaak;

·           Je kan beleids(voorbereidende) teksten en nota’s schrijven;

·           Je talenkennis (Frans en Engels) is zowel mondeling als schriftelijk goed;

·           Je kan vlot werken met  diverse ICT-tools als Excel, Word, internet, e-mail, …

 

Gedragscompetenties

  • Je werkt resultaatgericht en bent een sterke planner en organisator in een permanent evoluerende onderwijsomgeving. Je coördineert acties, tijd en middelen op zelfstandige basis, je plant activiteiten met veel complexe variabelen en legt deze vast in procedures;

  • Je hebt ervaring met leidinggeven, meer specifiek aan een groter team, en je kan delegeren waar nodig. Als peoplemanager heb je een sterk inlevingsvermogen en overtuigingskracht;

  • Je kan heldere analyses maken van problemen of situaties en op efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie;

  • Je bent zowel schriftelijk als mondeling communicatief en kan je aanpassen naar de doelgroep met wie je communiceert;

  • Je werkt te allen tijde nauwkeurig. Ook onder verhoogde druk kan je kwaliteitsvol werk afleveren;

  • Je verwerft aandacht en vertrouwen bij anderen door je houding en inhoud;

  • Je neemt een actieve rol op in het stimuleren van de samenwerking zowel binnen het team als met andere stakeholders. Je blijft hiervoor het gemeenschappelijke doel vooropstellen;

  • Je kan zowel autonoom werken als in teamverband;

  • Je toont je zelfzeker en besluitvaardig.

     

Bezit jij onze “X-factor”? Dan nodigen wij jou graag uit om te solliciteren.

(http://www.pxl.be/Pub/PXL/Onze-missie.html)



Toelatingsvoorwaarden

·        Je beschikt over een masterdiploma (of hiermee gelijkgesteld);

·        Je hebt aantoonbare ervaring in een gelijkaardige functie, bij voorkeur in het (hoger) onderwijs alsook ervaring in leidinggeven aan een groter team;



Salarisschaal

De inschaling gebeurt op masterniveau in overeenkomstige salarisschaal A21 (equivalent 587)

Voor meer informatie: http://data-onderwijs.vlaanderen.be/salaris/schalen/barema.aspx?nr=581&p=26

 

Naast anciënniteit in de openbare sector kan ook relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige worden toegekend, conform het hogescholendecreet. De maximum toegekende anciënniteit voor deze functie bedraagt 10 jaar, tenzij de automatisch toegekende beroepservaring deze termijn overschrijdt. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken en na onderzoek van het volledige dossier.



Opmerkingen

Solliciteren voor deze functie kan tot uiterlijk 1/12/2019 en uitsluitend via ons elektronische sollicitatietool SES : http://ses.pxl.be. Je kan ons via deze weg je cv, diploma’s, motivatiebrief, … bezorgen.

 

Je kan rekenen op een discrete behandeling van je kandidatuur.

 

Selectieprocedure

·        Preselectie op basis van CV en motivatiebrief is mogelijk en afhankelijk van het aantal kandidaten.

·        Weerhouden kandidaten uit de preselectie worden uitgenodigd voor deelname aan de selectiegesprek.  De selectie kan worden uitgebreid met een assessment- en/of technische proef naargelang noodwendigheid.

·        Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of beperking.

·        Het selectiegesprek zal midden december doorgaan.


Contactinformatie

Informatie betreffende vacature

Heidi Croes

Directeur Onderwijs en Studentenbeleid

T. +32 11 775 801

E-mail : heidi.croes@pxl.be

 

Dorien Vanderheyden

Diensthoofd Studentenadministratie

T. +32 11 77 58 52

E-mail : dorien.vanderheyden@pxl.be

 


Informatie betreffende selectieprocedure
Petra Konix
E-mail: petra.konix@pxl.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 1/12/2019

Datum interview:

Indiensttreding: 6/01/2020