068/1920 - Adm medew Studentenadministratie
Betrekking
Functie:
Administratief medewerker
Departement:
PXL-Centrale diensten
Aanstelling:
Contractueel
Vereist niveau:
Professionele bachelor
Volume:
35%
Duur:

De contractuele aanstelling voor 25% en 10% in vervangingsopdracht gebeurt met ingang van 6/1/2020 (of indien technisch mogelijk). De aanstelling wordt jaarlijks verlengd en is vanaf het 3de jaar van onbepaalde duur. 


Details

Taakomschrijving

FUNCTIECONTEXT

De Dienst Studentenadministratie maakt deel uit van de Directie Onderwijs en Studentenbeleid en staat in voor de administratie van (her)inschrijvingen, studievoortgang, deliberaties van de studenten aan hogeschool PXL.

 

FUNCTIEOMSCHRIJVING
Deze opdracht wordt bij voorkeur gecombineerd met de opdracht omschreven in vacature 069/1920 : adm medew Internationalisering.

Als medewerker studentenadministratie sta je enerzijds in voor het onthaal van en eerstelijnscontacten met de studenten maar ook van het onderwijzend personeel en derden. Je kan de nodige informatie / documenten verstrekken en/of gericht doorverwijzen naar betrokken diensten.

 

Als medewerker studentenadministratie ben je het administratieve aanspreekpunt voor bepaalde bachelor- en graduaatsopleidingen van Hogeschool PXL die als erkende OKOT-trajecten erkend zijn. Deze ‘onderwijskwalificerende trajecten’ i.s.m. de VDAB zijn bedoeld om werkzoekenden een diploma te laten behalen en competenties te verwerven om een knelpuntberoep uit te oefenen in functie van een duurzame tewerkstelling.

Je beheert de VDAB-applicatie en voert hierin de noodzakelijke taken uit.

 

Daarnaast bied je ondersteuning bij student gerelateerde administratieve taken :

  • Samenstelling en opvolging van studentendossiers;

  • Opvolging elektronisch studentendossier in Bamaflex;

  • Opvolging dossiers Betaald Educatief Verlof/Vlaams opleidingsverlof;

  • Administratieve opvolging bij het afsluiten van de dossiers na proclamatie of uitschrijving;

  • Uitvoeren van alle stappen bij het inschrijven van de studenten;

     

    Je biedt ondersteuning bij de interne dienstverlening van de dienst Studentenadministratie:

  • Bijdrage leveren aan het verzorgen van de telefoonpermanentie en een professionele opvolging ervan;

  • Medewerking bij infodagen;

  • Opstellen van allerhande lijsten;

  • Specifieke mailings naar studentengroepen;

  • EHBO;



Profiel

  • Als administratief medewerker kan je autonoom administratieve taken uitvoeren die je aangereikt worden. Je bent in staat om regelgeving toe te passen in je taakuitvoering;

  • Je hebt kennis van Windows-omgevingen (Office 365, Sharepoint, One Drive,..) en kan vlot overweg met diverse ICT- toepassingen  : vooral  Excel maar ook Word, internet en E-mail;

  • Je kan zelf je taken plannen, je hebt zin voor orde en systematiek;

  • Je werkt nauwgezet, efficiënt en bent resultaatgericht;

    Je beschikt over een hands-on mentaliteit en werkt altijd klant- en resultaatgericht;

  • Je bezit een heldere manier van communiceren, die je efficiënt kan aanpassen naargelang de aard van de boodschap en de doelgroep;

  • Je bent contactvaardig en weet tegelijk discreet om te gaan met confidentiële informatie;

  • Je kan zelfstandig werken maar je hebt evenzeer een teamplayersmentaliteit;

     

    Bezit jij onze “X-factor”? Dan nodigen wij jou graag uit om te solliciteren.

    (http://www.pxl.be/Pub/PXL/Onze-missie.html)



Toelatingsvoorwaarden

·        Je beschikt over een bachelordiploma (of hiermee gelijkgesteld), bij voorkeur in een administratieve richting.

·        Je hebt minstens 1 jaar ervaring in een gelijkaardige onderwijs- en/of administratieve functie.

  • Bekend met MLP programma VDAB;

  • Kennis met het softwarepakket Bamaflex;

  • Basistalenkennis Engels en Frans;

  • EHBO.



Salarisschaal

De inschaling gebeurt op bachelorniveau in overeenkomstige salarisschaal B11 (equivalent 581)

Voor meer informatie: http://data-onderwijs.vlaanderen.be/salaris/schalen/barema.aspx?nr=581&p=26

 

Naast anciënniteit in de openbare sector kan ook relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige worden toegekend, conform het hogescholendecreet. De maximum toegekende anciënniteit voor deze functie bedraagt 5 jaar, tenzij de automatisch toegekende beroepservaring deze termijn overschrijdt. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken en na onderzoek van het volledige dossier.

 



Opmerkingen

Solliciteren voor deze functie kan tot uiterlijk 8/12/2019 en uitsluitend via ons elektronische sollicitatietool SES : http://ses.pxl.be. Je kan ons via deze weg je cv, diploma’s, motivatiebrief, … bezorgen.

 

Je kan rekenen op een discrete behandeling van je kandidatuur.

 

Selectieprocedure

·        Preselectie op basis van CV en motivatiebrief is mogelijk en afhankelijk van het aantal kandidaten.

·        Weerhouden kandidaten uit de preselectie worden uitgenodigd voor deelname aan de selectiegesprek.  De selectie kan worden uitgebreid met een assessment- en/of technische proef naargelang noodwendigheid.

·        Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of beperking.


Contactinformatie

Informatie betreffende vacature

Dorien Vanderheyden

Diensthoofd Studentenadministratie

PXL-Centrale Diensten

T. +32 11 77 58 52

E-mail : dorien.vanderheyden@pxl.be


Informatie betreffende selectieprocedure
Petra Konix
E-mail: petra.konix@pxl.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 8/12/2019

Datum interview:

Indiensttreding: 6/1/2020