178/2111 - Ondersteuner/onthaalmedewerker Studentenadministratie en Onthaal
Over ons

Hogeschool PXL is met meer dan 10000 studenten en 1150 medewerkers een toonaangevende hogeschool in de regio. In het dynamisch netwerk van Hogeschool PXL dagen we elke partner vandaag uit om samen de toekomst te ontwerpen. Doordrongen van identiteit en praktijk leiden we ondernemende, geëngageerde, creatieve professionals en kunstenaars op. We werken samen aan oplossingen met organisaties in onderzoek en dienstverlening. We claimen excellentie in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving die vlotheid en tegelijk sérieux uitstraalt.

Betrekking
Functie:
Administratief medewerker
Departement:
PXL-Centrale diensten
Aanstelling:
Contractueel tijdelijk met optie vast
Vereist niveau:
Professionele bachelor
Volume:
100%
Duur:
De contractuele aanstelling voor 100% kan onmiddellijk ingaan (of wanneer technisch mogelijk) voor de duur van 1 jaar met de mogelijkheid tot verlenging.
Details

Taakomschrijving

FUNCTIECONTEXT

De dienst Studentenadministratie en Onthaal maakt deel uit van de Directie Onderwijs en Studentenbeleid en staat in voor de administratie van (her)inschrijvingen, studievoortgang, deliberaties van de studenten aan hogeschool PXL.

FUNCTIEOMSCHRIJVING

Als ondersteuner/onthaalmedewerker bij de dienst Studentenadministratie en Onthaal sta je enerzijds in voor het onthaal van en eerstelijnscontacten met de studenten maar ook van het onderwijzend personeel en derden. Daarnaast sta je de dossierbeheerders administratief bij in hun dagelijkse taken. Je kan de nodige informatie / documenten verstrekken en/of gericht doorverwijzen naar betrokken diensten.

Je biedt ondersteuning bij student gerelateerde administratieve taken :

• Uitvoeren van alle administratieve stappen bij het inschrijven van de studenten;

• Behandelen van aanvragen tot laattijdige inschrijving;

• Behandelen van aanvragen tot toelating op basis van bijzondere toelatingsvoorwaarden;

• Samenstelling en opvolging van (elektronische) studentendossiers in Bamaflex;

• Verwerking en opvolging van de afwezigheid van studenten;

• Opvolging en verwerking individuele trajecten, faciliteiten, vrijstellingen, …;

• Puntenadministratie;

• Voorbereiding deliberaties;

• Administratieve opvolging bij het afsluiten van de dossiers na proclamatie of uitschrijving;

• Aanvragen tot studievoortgangscontrole;

• Opvolging van de administratie van VDAB-studenten (indienen aanwezigheidsattesten, indienen onkosten, opvolgen verplaatsingsvergoedingen, etc.);

• Je bent verantwoordelijk voor de telefonie, het onthaal en daaruit voortvloeiende correspondentie en verwerking van documenten;

• Je beantwoordt eerstelijnsvragen per telefoon en/of per mail of je kan ze op efficiënte wijze doorverwijzen;

• Medewerking bij infodagen;

• EHBO…



Profiel

• Als administratief medewerker kan je autonoom administratieve taken uitvoeren die je aangereikt worden. Je bent in staat om regelgeving toe te passen in je taakuitvoering;

• Je kan zelf je taken plannen, je hebt zin voor orde en systematiek;

• Je werkt nauwgezet en efficiënt, ook in stressvolle situaties;

• Je beschikt over een hands-on mentaliteit en werkt altijd klant- en resultaatgericht;

• Je ziet werk en kan proactief aan de slag gaan;

• Je bezit een heldere manier van communiceren, die je efficiënt kan aanpassen naargelang de aard van de boodschap en de doelgroep;

• Je bent contactvaardig en weet tegelijk discreet om te gaan met confidentiële informatie;

• Je kan zelfstandig werken maar je hebt evenzeer een teamplayer

Bezit jij onze “X-factor”? Dan nodigen wij jou graag uit om te solliciteren. (http://www.pxl.be/Pub/PXL/Onze-missie.html)

Toelatingsvoorwaarden

Toelatingsvoorwaarden

• Je beschikt over een bachelordiploma, bij voorkeur in een administratieve richting. (of hiermee gelijkgesteld)

• Je hebt minstens 1 jaar ervaring in een gelijkaardige onderwijs- en/of administratieve functie

• Je hebt voeling met het (hoger) onderwijs

• Je voldoet aan de algemene voorwaarden voor de toegang tot een ambt van de hogeschool (cfr. artikel V. 106 van de Codex Hoger Onderwijs; http://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=14650)

Volgende technische competenties zijn een meerwaarde voor je kandidaatstelling:

• Kennis met het softwarepakket Bamaflex

• Basistalenkennis Engels en Frans

• Je kan vlot werken met diverse ICT-toepassingen (Microsoft Office, Excel, …)

• Notie van EHBO

Aanbod

Hogeschool PXL, centraal gelegen in het hart van Limburg. Verankerd in de regio, met blik op de wereld. Je mag rekenen op een uitdagende functie met ruimte voor het opnemen van verantwoordelijkheden en met oog voor de mogelijkheden om uw talenten verder te ontwikkelen. Je komt terecht in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving die hartelijkheid en ernst uitstraalt. Je mag je verwachten aan een aantrekkelijk statuut en vakantieregeling. Terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, een fietsvergoeding, laptop, mogelijkheid tot telewerken, aantrekkelijke cateringvoorwaarden en tal van andere voordelen zijn inherent.

De inschaling gebeurt op bachelorniveau in overeenkomstige salarisschaal B11 (equivalent 581). Voor meer informatie: http://data-onderwijs.vlaanderen.be/salaris/schalen/barema.aspx?nr=581&p=26

Naast anciënniteit in de openbare sector kan ook relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige worden toegekend, conform het hogescholendecreet. De maximum toegekende anciënniteit voor deze functie bedraagt 5 jaar, tenzij de automatisch toegekende beroepservaring deze termijn overschrijdt. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken en na onderzoek van het volledige dossier.

Opmerkingen

Solliciteren voor deze functie kan tot uiterlijk 2/11/2021 en uitsluitend via ons elektronische sollicitatietool SES: http://ses.pxl.be. Je kan ons via deze weg je cv, diploma’s, motivatiebrief, … bezorgen.

Je kan rekenen op een discrete behandeling van je kandidatuur.

Selectieprocedure

• Preselectie op basis van CV en motivatiebrief is mogelijk en afhankelijk van het aantal kandidaten.

• Weerhouden kandidaten uit de preselectie worden uitgenodigd voor deelname aan de selectiegesprek. De selectie kan worden uitgebreid met een assessment- en/of technische proef naargelang noodwendigheid.

• Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of beperking.


Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Karen Weis
Diensthoofd Studentenadministratie & Onthaal
PXL-Centrale Diensten
T. +32 11 77 58 52
E-mail : karen.weis@pxl.be

Informatie betreffende selectieprocedure
Petra Konix
E-mail: petra.konix@pxl.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 2/11/2021

Datum interview:

Indiensttreding: Onmiddellijk