051/2425 - Management Assistant PXL-Digital
Over ons

Hogeschool PXL is met meer dan 10700 studenten en 1300 medewerkers een toonaangevende hogeschool in de regio. In het dynamisch netwerk van Hogeschool PXL dagen we elke partner vandaag uit om samen de toekomst te ontwerpen. Doordrongen van identiteit en praktijk leiden we ondernemende, geëngageerde, creatieve professionals en kunstenaars op. We werken samen aan oplossingen met organisaties in onderzoek en dienstverlening. We claimen kwaliteit in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving die vlotheid en tegelijk sérieux uitstraalt.

Betrekking
Functie:
Administratief medewerker
Departement:
PXL-Digital
Aanstelling:
Contractueel vast
Vereist niveau:
Professionele bachelor
Volume:
100%
Duur:

 De voltijdse contractuele aanstelling van onbepaalde duur kan ingaan na afloop van de selectieprocedure (in functie van jouw beschikbaarheid).

 

Details

Taakomschrijving

PXL-Digital integreert de opleidingsclusters Information Technology (IT) en Operational Technology (OT) binnen één departement. Het departement zorgt hierbij voor een fijnmazige structuur van opleidingen, afstudeerrichtingen, keuzetracks en innovatieroutes. Op deze manier wordt een uniek aanbod van specialisaties binnen digitale technologie en digitale business gecreëerd, zowel op het niveau van bachelor- als graduaatsopleidingen.

Meer informatie over het departement en ons opleidingsaanbod vind je via www.pxl.be/digital.

Jouw werkplek is gelegen op campus Elfde Linie. Occasioneel word je verwacht op Corda Campus waar het departement PXL-Digital ook onderwijslokalen en labo’s huisvest.

WAT IS JE TAAKINHOUD?

Als management assistant ben je de rechterhand van het departementshoofd PXL-Digital.

Je draagt bij aan de efficiënte werking van het departement en de realisatie van een professionele inrichting van het onderwijs binnen het departement door administratieve, financiële en logistieke ondersteuning en het beheer van interne en externe informatie- en communicatiekanalen van het departement.

Een greep uit het diverse takenpakket:

· je verzorgt algemeen secretariaatswerk voor het departement en ondersteunt het departementshoofd;

· je biedt administratieve en logistieke ondersteuning voor vergaderingen, proefdagen, organisatie van examens en examenfeedback, voortgangscommissies, deliberaties, …;

· je verstrekt informatie aan en bent aanspreekpunt voor zowel studenten, lectoren, externen als de centrale diensten (ziektemeldingen, interne postbedeling, schuldvorderingen, …);

· je bent mee verantwoordelijk voor de organisatie van diverse events en activiteiten binnen het departement van A tot Z (opmaak programma en timing, contacteren externe sprekers, vastleggen locatie, communicatie naar junior-collega’s, contacten catering, inrichting van de ruimtes tot ontvangst en ondersteuning van externen en (junior-)collega’s);

· je ondersteunt bij alumniwerking en studiereizen;

· je staat in voor de financiële opvolging van departementale budgetten, bestellingen, begrotingen, diverse financiële aanvragen (gastsprekers, studiereizen, catering, fietsvergoedingen, onkostenvergoedingen, …);

· je staat mee in voor de customer relations van het departement en beheert de interne en externe informatiekanalen (o.a. mail, blackboard, social media) voor verspreiding van informatie en PR van het departement;

· je volgt de administratie op omtrent specifieke attesten voor de studenten van het departement;

· je ondersteunt bij de opmaak en afwerking van folders, hand-outs, banners, …

Je staat open voor feedback van collega’s en leidinggevenden in functie van je professionele groei.

Profiel

• Administratief ijzersterk en vlot kunnen schakelen tussen diverse taken in een gevarieerd takenpakket dat niet strikt afgelijnd is;

• Autonoom werken en taken zelfstandig plannen en organiseren;

• Probleemoplossend werken en proactief initiatief durven nemen;

• Vlot werken met diverse digitale tools (o.a. MS Office) en gemakkelijk nieuwe systemen aanleren;

• Contactvaardig, vlot in de omgang;

• Communicatief sterk in het Nederlands, zowel schriftelijk als mondeling; basiskennis Engels is een troef;

• Klantgericht zijn en discreet omgaan met vertrouwelijke informatie;

• Ook bij verhoogde werkdruk hoofd- van bijzaken kunnen onderscheiden;

• Flexibel zijn naar beschikbaarheid voor de uitoefening van taken.

Bezit jij onze “X-factor”? Dan nodigen wij jou graag uit om te solliciteren.?

Toelatingsvoorwaarden

• Je bent in het bezit van professioneel bachelor diploma in een bij voorkeur administratieve afstudeerrichting;

• Je kan relevante beroepservaring aantonen in een bij voorkeur gelijkaardige functie;

• Ervaring in het (hoger) onderwijs is een extra troef.

Aanbod

Een boeiende en uitdagende functie met ruimte voor het opnemen van verantwoordelijkheden en oog voor het verder ontwikkelen van jouw talenten. Je mag je verwachten aan een aantrekkelijke vakantieregeling, laptop, terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, fietsvergoeding, cambio huurwagen, voordelige hospitalisatieverzekering, interessante cateringvoorwaarden en tal van andere personeelsvoordelen. En vooral: de kans om mee impact te hebben op de IT-professionals van de toekomst.

Salarisschaal

De inschaling gebeurt in barema B11 (salarisschaal 581)

Voor meer informatie: https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/onderwijspersoneel/hoger-onderwijs/personeel-hogescholen/salaris/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel 

Je vindt het bruto geïndexeerd maandsalaris in de kolom 'maandsalaris'. Een bruto-netto loonberekening kan je via deze link maken.

Naast anciënniteit in de openbare sector kan ook relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige worden toegekend, conform het hogescholendecreet. De maximum toegekende anciënniteit voor deze functie bedraagt 10 jaar, tenzij de automatisch toegekende beroepservaring deze termijn overschrijdt. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken binnen de maand na indiensttreding en onderzoek van het volledige dossier. De anciënniteitsbepalingen voor interne kandidaten zoals eerder verworven, blijven behouden.


Opmerkingen

Ten laatste op 11/08/2024 bezorg je ons via onze elektronische sollicitatietool SES (http://ses.pxl.be) jouw cv, diploma’s, motivatiebrief … Je kan rekenen op een discrete behandeling van jouw sollicitatie.

Selectieprocedure

• Preselectie op basis van CV en motivatiebrief is mogelijk en afhankelijk van het aantal kandidaten.

• Kandidaten die op basis van CV en motivatiebrief geselecteerd worden voor deelname aan het selectieproces, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek op vrijdag 23 augustus. Kandidaten waarmee we op basis van dit gesprek een potentiële match zien, worden uitgenodigd voor een tweede ronde op vrijdag 30 augustus voorafgegaan door een kort online assessment.

• Je voldoet bij indiensttreding aan de algemene toelatingsvoorwaarden zoals bepaald in de Codex Hoger Onderwijs.

• Via deze vacature leggen we ook een Talentenpool aan.

Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap.

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Tristan Fransen
Departementshoofd PXL-Digital
T +32 478 36 34 13
e-mail: tristan.fransen@pxl.be
Informatie betreffende selectieprocedure
Loredana Trabucco
E-mail: loredana.trabucco@pxl.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 11/08/2024

Datum interview: 23/08/2024

Indiensttreding: Na afloop van selectieprocedure