Taakomschrijving
De dienst Studentenadministratie en Onthaal maakt deel uit van de Directie Onderwijs en Studentenbeleid en staat in voor de administratie van (her)inschrijvingen, studievoortgang, deliberaties van de studenten aan hogeschool PXL.
FUNCTIEOMSCHRIJVING
Als ondersteuner/onthaalmedewerker bij de dienst Studentenadministratie en Onthaal sta je enerzijds in voor het onthaal van en eerstelijnscontacten met de studenten maar ook van het onderwijzend personeel en derden. Daarnaast sta je de dossierbeheerders administratief bij in hun dagelijkse taken. Je kan de nodige informatie / documenten verstrekken en/of gericht doorverwijzen naar betrokken diensten.
Je biedt ondersteuning bij student gerelateerde administratieve taken :
• Uitvoeren van alle administratieve stappen bij het inschrijven van de studenten;
• Behandelen van aanvragen tot laattijdige inschrijving;
• Behandelen van aanvragen tot toelating op basis van bijzondere toelatingsvoorwaarden;
• Samenstelling en opvolging van (elektronische) studentendossiers in Bamaflex;
• Verwerking en opvolging van de afwezigheid van studenten;
• Opvolging en verwerking individuele trajecten, faciliteiten, vrijstellingen, …;
• Puntenadministratie;
• Voorbereiding deliberaties;
• Administratieve opvolging bij het afsluiten van de dossiers na proclamatie of uitschrijving;
• Aanvragen tot studievoortgangscontrole;
• Je bent verantwoordelijk voor de telefonie, het onthaal en daaruit voortvloeiende correspondentie en verwerking van documenten;
• Je beantwoordt eerstelijnsvragen per telefoon en/of per mail of je kan ze op efficiënte wijze doorverwijzen;
• Ingave curriculum tabellen
• Medewerking bij infodagen;
• Ondersteuning van de administratie m.b.t. de mobiliteiten;
• EHBO.
Profiel
Wat moet jij kunnen:
• Als administratief medewerker kan je autonoom administratieve taken plannen en uitvoeren die je aangereikt worden. Je bent in staat om complexe regelgeving toe te passen in je taakuitvoering;
• Je kan vlot werken met diverse ICT-toepassingen (Microsoft Office, Excel, …);
• Je werkt nauwgezet en efficiënt, ook in stressvolle situaties;
• Je beschikt over een hands-on mentaliteit en werkt altijd klant- en resultaatgericht;
• Je ziet werk en kan proactief aan de slag gaan;
• Je bezit een heldere manier van communiceren, die je efficiënt kan aanpassen naargelang de aard van de boodschap en de doelgroep en je hebt een basiskennis Engels;
• Je hebt notie van EHBO of je bent bereid om hier interne opleidingen te volgen;
• Je kan zelfstandig werken maar je hebt evenzeer een teamplayer.
De professional die wij zoeken:
Ben jij een ondernemend en dynamisch professional die open staat voor vernieuwing en ga je zelf actief op zoek naar nieuwe inzichten, werkwijzen en oplossingen?
Draag jij duurzaamheid hoog in het vaandel?
Dan bezit jij de “X-factor” en nodigen wij jou graag uit om te solliciteren.
Toelatingsvoorwaarden
Wat wij vragen:
• Je beschikt over een bachelordiploma (of hiermee gelijkgesteld), bij voorkeur in een administratieve richting.
• Je hebt bij voorkeur minstens 10 jaar ervaring in een gelijkaardige administratieve functie.
• Je hebt voeling met het (hoger) onderwijs.
Contactinformatie
Informatie betreffende vacature
Karen Weis
Diensthoofd Studentenadministratie & Onthaal
PXL-Centrale Diensten
T. +32 11 77 58 52
E-mail : karen.weis@pxl.be
Informatie betreffende selectieprocedure
Veronique Cleymans
E-mail: veronique.cleymans@pxl.be
Te noteren
Datum kandidaatstelling:
5/11/2024
Datum interview:
21/11/2024
Indiensttreding:
Na afronding van de selectieprocedure