107/2425 - Ondersteuner/ onthaalmedewerker Studentenadministratie en Onthaal
Over ons

Hogeschool PXL is met meer dan 10700 studenten en 1300 medewerkers een toonaangevende hogeschool in de regio. In het dynamisch netwerk van Hogeschool PXL dagen we elke partner vandaag uit om samen de toekomst te ontwerpen. Doordrongen van identiteit en praktijk leiden we ondernemende, geëngageerde, creatieve professionals en kunstenaars op. We werken samen aan oplossingen met organisaties in onderzoek en dienstverlening. We claimen kwaliteit in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving die vlotheid en tegelijk sérieux uitstraalt.
Betrekking
Functie:
Administratief medewerker
Departement:
PXL-Centrale diensten
Aanstelling:
Contractueel vast
Vereist niveau:
Professionele bachelor
Volume:
50%
Duur:
De contractuele aanstelling voor onbepaalde duur kan ingaan na afronding van de selectieprocedure (in functie van jouw beschikbaarheid).
Details

Taakomschrijving

De dienst Studentenadministratie en Onthaal maakt deel uit van de Directie Onderwijs en Studentenbeleid en staat in voor de administratie van (her)inschrijvingen, studievoortgang, deliberaties van de studenten aan hogeschool PXL.

FUNCTIEOMSCHRIJVING

Als ondersteuner/onthaalmedewerker bij de dienst Studentenadministratie en Onthaal sta je enerzijds in voor het onthaal van en eerstelijnscontacten met de studenten maar ook van het onderwijzend personeel en derden. Daarnaast sta je de dossierbeheerders administratief bij in hun dagelijkse taken. Je kan de nodige informatie / documenten verstrekken en/of gericht doorverwijzen naar betrokken diensten.

Je biedt ondersteuning bij student gerelateerde administratieve taken :

• Uitvoeren van alle administratieve stappen bij het inschrijven van de studenten;

• Behandelen van aanvragen tot laattijdige inschrijving;

• Behandelen van aanvragen tot toelating op basis van bijzondere toelatingsvoorwaarden;

• Samenstelling en opvolging van (elektronische) studentendossiers in Bamaflex;

• Verwerking en opvolging van de afwezigheid van studenten;

• Opvolging en verwerking individuele trajecten, faciliteiten, vrijstellingen, …;

• Puntenadministratie;

• Voorbereiding deliberaties;

• Administratieve opvolging bij het afsluiten van de dossiers na proclamatie of uitschrijving;

• Aanvragen tot studievoortgangscontrole;

• Je bent verantwoordelijk voor de telefonie, het onthaal en daaruit voortvloeiende correspondentie en verwerking van documenten;

• Je beantwoordt eerstelijnsvragen per telefoon en/of per mail of je kan ze op efficiënte wijze doorverwijzen;

• Ingave curriculum tabellen

• Medewerking bij infodagen;

• Ondersteuning van de administratie m.b.t. de mobiliteiten;

• EHBO.

Profiel

Wat moet jij kunnen:

• Als administratief medewerker kan je autonoom administratieve taken plannen en uitvoeren die je aangereikt worden. Je bent in staat om complexe regelgeving toe te passen in je taakuitvoering;

• Je kan vlot werken met diverse ICT-toepassingen (Microsoft Office, Excel, …);

• Je werkt nauwgezet en efficiënt, ook in stressvolle situaties;

• Je beschikt over een hands-on mentaliteit en werkt altijd klant- en resultaatgericht;

• Je ziet werk en kan proactief aan de slag gaan;

• Je bezit een heldere manier van communiceren, die je efficiënt kan aanpassen naargelang de aard van de boodschap en de doelgroep en je hebt een basiskennis Engels;

• Je hebt notie van EHBO of je bent bereid om hier interne opleidingen te volgen;

• Je kan zelfstandig werken maar je hebt evenzeer een teamplayer.

De professional die wij zoeken:

Ben jij een ondernemend en dynamisch professional die open staat voor vernieuwing en ga je zelf actief op zoek naar nieuwe inzichten, werkwijzen en oplossingen?

Draag jij duurzaamheid hoog in het vaandel?

Dan bezit jij de “X-factor” en nodigen wij jou graag uit om te solliciteren.

Toelatingsvoorwaarden

Wat wij vragen:

• Je beschikt over een bachelordiploma (of hiermee gelijkgesteld), bij voorkeur in een administratieve richting.

• Je hebt bij voorkeur minstens 10 jaar ervaring in een gelijkaardige administratieve functie.

• Je hebt voeling met het (hoger) onderwijs.

Aanbod

ONS AANBOD

Hogeschool PXL, centraal gelegen in het hart van Limburg, is nauw verweven met het academische en economische leven in de regio. Je mag rekenen op een boeiende en uitdagende functie met ruimte voor het opnemen van verantwoordelijkheden en met oog voor de mogelijkheden om jouw talenten verder te ontwikkelen. Je komt terecht in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving die hartelijkheid en ernst uitstraalt. Je mag je verwachten aan een aantrekkelijke vakantieregeling, terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, fietsvergoeding, mogelijkheid tot telewerk, cambio huurwagen, voordelige hospitalisatieverzekering, interessante cateringvoorwaarden en tal van andere personeelsvoordelen.

Salarisschaal

De inschaling gebeurt op bachelorniveau, overeenkomstig in salarisschaal B11 (equivalent 581)

Voor meer informatie: http://https://data-onderwijs.vlaanderen.be/salaris/schalen/

Je vindt het bruto geïndexeerd maandsalaris in de kolom 'maandsalaris'. Een bruto-netto loonberekening kan je via deze link maken.

Naast anciënniteit in de openbare sector kan ook relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige worden toegekend, conform het hogescholendecreet. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken en na onderzoek van het volledige dossier. De anciënniteitsbepalingen en aanstellingsmodaliteiten voor interne kandidaten zoals eerder verworven, blijven behouden.

Opmerkingen

Solliciteren voor deze functie kan tot uiterlijk 05/11/2024 en uitsluitend via ons elektronische sollicitatietool SES: http://ses.pxl.be. Je kan ons via deze weg je cv, diploma’s, motivatiebrief, … bezorgen.

Je kan rekenen op een discrete behandeling van je kandidatuur.

Selectieprocedure

• Preselectie op basis van CV en motivatiebrief is mogelijk en afhankelijk van het aantal kandidaten.

• Kandidaten die op basis van CV en motivatiebrief geselecteerd worden voor deelname aan het selectieproces, worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek dat zal plaatsvinden op 21/11/2024. De selectie kan worden uitgebreid met een assessment- en/of technische proef naargelang noodwendigheid.

• Je voldoet bij indiensttreding aan de algemene toelatingsvoorwaarden zoals bepaald in de Codex Hoger Onderwijs.

Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap.

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Karen Weis
Diensthoofd Studentenadministratie & Onthaal
PXL-Centrale Diensten
T. +32 11 77 58 52
E-mail : karen.weis@pxl.be
Informatie betreffende selectieprocedure
Veronique Cleymans
E-mail: veronique.cleymans@pxl.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 5/11/2024

Datum interview: 21/11/2024

Indiensttreding: Na afronding van de selectieprocedure