115/2425 - Administratief medewerker dienst Kwaliteitszorg
Over ons

Hogeschool PXL is met meer dan 10700 studenten en 1300 medewerkers een toonaangevende hogeschool in de regio. In het dynamisch netwerk van Hogeschool PXL dagen we elke partner vandaag uit om samen de toekomst te ontwerpen. Doordrongen van identiteit en praktijk leiden we ondernemende, geëngageerde, creatieve professionals en kunstenaars op. We werken samen aan oplossingen met organisaties in onderzoek en dienstverlening. We claimen kwaliteit in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving die vlotheid en tegelijk sérieux uitstraalt.
Betrekking
Functie:
Administratief medewerker
Departement:
PXL-Centrale diensten
Aanstelling:
Contractueel tijdelijk
Vereist niveau:
Professionele bachelor
Volume:
50%
Duur:
De contractuele aanstelling kan onmiddellijk ingaan (of wanneer technisch mogelijk). De aanstelling is van bepaalde duur en loopt tot en met 31 december 2025.
Details

Taakomschrijving

De administratief medewerker zal ondersteunend werken aan de stafmedewerkers en het diensthoofd kwaliteitszorg op administratief en logistiek vlak met als doel bij te dragen aan een efficiënte en professionele werking en dienstverlening. Dit zal onder andere volgende taken omvatten:

Agendabeheer en notuleren

• Vergaderingen en locatiebezoeken inplannen met verschillende partijen

• Mailbox kwaliteitszorg opvolgen en dispatchen

• Notuleren overleg

Informatiedossiers opleidingen

• Aanmaken van sharepointomgeving en publiceren van documenten

• Ondersteuning bij opstellen nota’s overlegorganen (Notula)

• Archiveren van dossiers

Praktisch organisatorische ondersteuning

• Lokalen reserveren

• Parkeerplaatsen reserveren

• Afspraken maken met campusbeheer, catering, hotel

• Bestelbonnen aanmaken

• Documenten opmaken met informatie over praktische organisatie

• Documenten nalezen en waar nodig lay-outen

• Documenten en naamkaartjes afdrukken en verdelen

• Financiële administratie commissieleden opvolgen

Profiel

• Je kan vlot overweg met diverse ICT-toepassingen en je bent bereid om bepaalde software (bv. sharepoint) op korte termijn aan te leren;

• Je bent in staat om je taken autonoom te organiseren, te plannen, uit te voeren en te controleren en hierin prioriteiten te stellen;

• Je werkt nauwkeurig en efficiënt, met oog voor detail;

• Je bent een vlotte communicator : zowel schriftelijk als mondeling;

• Je durft initiatief te nemen om de problemen die zich binnen jouw taken of domein voordoen aan te pakken en om suggesties ter verbetering te formuleren;

• Je bent klantgericht

Dan bezit jij de “X-factor” en nodigen wij jou graag uit om te solliciteren.?

Toelatingsvoorwaarden

• Je bent in het bezit van een bachelordiploma (of hiermee gelijkgesteld) bij voorkeur in een administratieve richting of een graduaatsdiploma ( of hiermee gelijkgesteld) bij voorkeur in een administratieve richting

• Relevante ervaring in een gelijkaardige functie is een meerwaarde

Aanbod

De Dienst Kwaliteitszorg maakt deel uit van de directie Onderwijs en Studentenbeleid, die zich situeert binnen de Centrale Diensten van de hogeschool PXL.

De Dienst Kwaliteitszorg heeft tot doel het borgen van de bestaande kwaliteit en kwaliteitsoptimalisatie van de opleidingen door verbeterpunten adequaat aan te pakken en nieuwe ontwikkelingen efficiënt en effectief te implementeren. De dienst kwaliteitszorg coacht, begeleidt en ondersteunt de opleidingen doorheen de gehele kwaliteitscyclus en staat in voor de organisatie van de regie voor de kwaliteitsborging van de opleidingen.

WAT HEBBEN WE JOU TE BIEDEN?

Hogeschool PXL, centraal gelegen in het hart van Limburg, is nauw verweven met het academische en economische leven in de regio. Je mag rekenen op een boeiende en uitdagende functie met ruimte voor het opnemen van verantwoordelijkheden en met oog voor de mogelijkheden om jouw talenten verder te ontwikkelen. Je komt terecht in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving die hartelijkheid en ernst uitstraalt. Je mag je verwachten aan een aantrekkelijke vakantieregeling, terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, fietsvergoeding, mogelijkheid tot telewerk, cambio huurwagen, voordelige hospitalisatieverzekering, interessante cateringvoorwaarden en tal van andere personeelsvoordelen.

Salarisschaal

De inschaling gebeurt op niveau van B11 (salarisschaal 581)

Voor meer informatie: Salarisschalen administratief en technisch personeel hogescholen (vlaanderen.be). Je vindt het bruto geïndexeerd maandsalaris in de kolom 'maandsalaris'. Een bruto-netto loonberekening kan je via deze link maken.

Naast anciënniteit in de openbare sector kan ook relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige worden toegekend, conform het hogescholendecreet. De maximum toegekende anciënniteit voor deze functie bedraagt 5 jaar, tenzij de automatisch toegekende beroepservaring deze termijn overschrijdt. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken binnen de maand na indiensttreding en onderzoek van het volledige dossier. De anciënniteitsbepalingen en aanstellingmodaliteiten voor interne kandidaten zoals eerder verworven, blijven behouden.



Opmerkingen

Solliciteren voor deze functie kan tot uiterlijk 05/01/2025 en uitsluitend via ons elektronische sollicitatietool SES: http://ses.pxl.be. Je kan ons via deze weg je cv, diploma’s, motivatiebrief … bezorgen.

Je kan rekenen op een discrete behandeling van je kandidatuur.

Selectieprocedure

• Preselectie op basis van CV en motivatiebrief is mogelijk en afhankelijk van het aantal kandidaten.

• Kandidaten die op basis van CV en motivatiebrief geselecteerd zijn voor deelname aan het selectieproces, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek op 15 of 21 januari 2025.

• Je voldoet bij indiensttreding aan de algemene toelatingsvoorwaarden zoals bepaald in de Codex Hoger Onderwijs.

• Via deze vacature leggen we ook een  Talentenpool aan.

Contactinformatie

Informatie betreffende vacature
Veronique Janssen
Diensthoofd dienst kwaliteitszorg
T 0478/49 45 68
e-mail: veronique.janssen@pxl.be
Informatie betreffende selectieprocedure
Ine Rayen
E-mail: ine.rayen@pxl.be

Te noteren


Datum kandidaatstelling: 5/01/2025

Datum interview: 15/01/2025 of 21/01/2025

Indiensttreding: Onmiddellijk